Лекції з діловодства

1.doc (6 стор.)
Оригінал


1   2   3   4   5   6
^

Оформлення документів





3. Склад реквізитів документів




^

2.4. Особливості складання та оформлення основних документів управління


Діяльність будь-якого підприємства супроводжується складанням різних видів документів. Однак при всьому їх різноманітті, незалежно від специфікації підприємства, можна виділити такі основні групи документів:

Організаційні документи підприємства (статут, установчий договір, структура і штатна чисельність, штатний розклад, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку);

Розпорядчі документи підприємства (накази з основної діяльності, розпорядження, рішення);

Документи по особовому складу підприємства (накази по л / с., Трудові контракти (договори), особисті справи, особові картки ф / Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

Фінансово-бухгалтерські документи підприємства (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і збитків, плани, звіти, кошториси, рахунки, касові книги тощо);

Інформаційно-довідкові документи підприємства (акти, листи, факси, довідки, телефонограми, доповідні записки, протоколи та ін.)

Такі документи, як розпорядження та рішення, оформляються аналогічно наказам, змінюється лише реквізит «найменування документа» і в тексті замість слова «НАКАЗУЮ» вживаються слова «ПРОПОНУЮ» або «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» для розпоряджень та «ВИРІШИВ» або «ВИРІШИЛИ» для рішень. Розпорядження керівництва підприємства видаються, як правило, за оперативними адміністративно-господарських питань.

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів досить типова і будується за формуляром-зразком. Відрізняються тільки заголовні частини внутрішніх і зовнішніх документів підприємства. У зовнішніх документах обов'язково слід вказувати довідкові дані про організацію, на внутрішніх документах вони не вказуються. Засвоївши послідовність розташування та правила складання реквізитів одного виду документа, нескладно скласти інший. Відмінності в здебільшого стосуються структури і форми викладу тексту.

Найбільш часто використовувані види організаційно-розпорядчих документів наведені далі.

Наказ - це нормативний документ, що видається директором підприємства для вирішення будь-яких завдань (виробничих або пов'язаних з персоналом підприємства).

Накази з організації роботи підприємства, фінансуванню, планування, звітності, постачання, реалізації продукції та інших виробничих питань відносяться до наказів з основної діяльності.

Наказ повинен мати назву виду документа, дату і номер. Датою наказу є дата його підписання керівником. Нумерація наказів проводиться у валовому порядку з січня по грудень в межах року (№ 1, № 2 і т.д.).

Накази з основної діяльності нумеруються і ведуться окремо від наказів з особового складу (персоналу підприємства).

Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на питання «про що?», Наприклад «Про реорганізацію підприємства», «Про зміну оплати відпусток» і т.д. Неприпустимо використовувати заголовки типу: «Наказ по підприємству» або «Наказ генерального директора».

Текст наказу складається, як правило, з двох частин. У першій частині, що констатує, зазначаються підстави видання наказу. Підставою для видання наказу є:

Констатуючу частину наказу опускають, якщо причина видання наказу очевидна і не потребує роз'яснення.

У другій частині наказу, розпорядчої, що починається зі слова «НАКАЗУЮ», пишуть «кому» (виконавцю або структурному підрозділу), «що зробити» (вказують конкретну роботу), «до якого числа» (терміни її закінчення).

Якщо доручення виконавцю дається постійне, то термін виконання у наказі може бути відсутнім.

Текст наказу ділиться на пункти, якщо доручень декілька. Кожен пункт починається з нового рядка. В останньому пункті зазначається особа або структурний підрозділ, який здійснює контроль за виконанням наказу в цілому. Якщо пункт про контроль відсутній, контроль за виконанням даного наказу здійснює керівник підприємства особисто.

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях. На комерційному підприємстві складаються протоколи засідань ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо

У заголовку протоколу вказується назва колегіального органу, наприклад: ПРОТОКОЛ ... засідання Ради директорів.

^ Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина оформляється у наступній послідовності:

Голова - прізвище та ініціали;

Секретар - прізвище та ініціали;

Були присутні - прізвище та ініціали присутніх співробітників підприємства в алфавітному порядку, потім посади і прізвища запрошених. Якщо присутніх більше 10, вказується їх загальна кількість.

Основна частина протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою:

СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
^ УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)

Протокол підписується головою та секретарем. Протоколи правління акціонерного товариства чи ради директорів повинні бути підписані всіма присутніми на засіданні.

Акт - документ, складений кількома особами і підтверджуючий факти, події.

Акти складаються в самих різних ситуаціях і тому мають багато різновидів: акт прийому робіт за контрактом; акт прийому-передачі документів; акт списання матеріалів, комерційний акт і т.д.

Акти складаються комісією, постійно діючої або призначеної за вказівкою керівника.

У вступній частині акта зазначається підстава його складання. Це може бути посилання на документ, на усне розпорядження керівництва, на будь-які факти, події, дії.

Далі вказується склад комісії: прізвище, ініціали голови та членів комісії в алфавітному порядку. При необхідності вказуються посади, прізвища та ініціали присутніх.

Особливу групу утворюють акти, що встановлюють факти пошкодження, псування або нестачі вантажу, інших порушень правил транспортування. Такий акт складається на друкарському бланку встановленого зразка, заповнюється без помарок, підчисток або закреслень. Всі доповнення та виправлення в акті повинні бути обумовлені та завірені підписами двох сторін (вантажоодержувача і посадової особи, відповідальної за перевезення вантажу).

Доповідна записка - документ, адресований керівнику підприємства (рідше - вищестоящому органу), що містить виклад якогось питання з висновками і пропозиціями.

Доповідна записка складається у разі необхідності поставити керівника до відома про які-небудь факти, події і може містити пропозиції укладача по излагаемому питання.

Доповідна записка, адресована керівнику підприємства (внутрішня), може бути складена за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом.

Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, що розкриває її зміст. У першій частині тексту викладаються факти чи події, що послужили приводом до написання доповідної записки. Друга частина повинна містити висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на думку упорядника, необхідно зробити у зв'язку з викладеними фактами.

Внутрішні доповідні записки мають бути підписані упорядником (автором).

Доповідні записки (зовнішні), направлені на вищі органи, повинні бути підписані керівником підприємства.

Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою, кур'єром, факсимільним зв'язком, електронною поштою тощо

За змістом і призначенням листи можуть бути: інструкційні, гарантійні, інформаційні, рекламні, комерційні, рекламаційні, листи-запити, листи-сповіщення, листи-запрошення, листи-відповіді та ін

Листи інструкційні (директивні) виходять з державних або муніципальних органів управління і містять, як правило, рекомендації, вказівки, роз'яснення з питань звітності, податків, екології тощо

Гарантійні листи містять гарантії оплати, термінів постачання або якості продукції.

До інформаційних умовно відносяться листи, що містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події повинні представлятися об'єктивно, а всі сторони викладається питання повинні освітлюватися з достатньою повнотою, коротко і ясно.

Текст листа найчастіше складається з вступної частини і основний.

У вступній частині вказуються причини, що викликали складання листа, супроводжувані посиланнями на факти, дати, документи, наприклад:

«У зв'язку з тим, що при отриманні вантажу 26.01.98 за накладною № 238864 у справному вагоні з непошкодженими пломбами вантажовідправника при розтині ящиків і перевірці вмісту за участю представника ... була встановлена ​​нестача: .. штук виробів на суму .. (комерційний акт від 26.01.98 № 247) ... »

У другій частині листа формулюється його основна мета (пропозиція, відмова, прохання, гарантія тощо), наприклад:

«На підставі викладеного просимо протягом 10 банківських днів перерахувати вказану суму на наш розрахунковий рахунок».

^

2.5 Загальні поняття про міжнародні стандарти на документацію.



Ділова документація відображає особливості мови, культури, традицій різних країн. Ці особливості треба враховувати при складанні спільних документів із зарубіжними партнерами та веденні листування. На розширення міжнародного інформаційного обміну спрямована діяльність з вироблення єдиних правил оформлення та обробки ділової документації.

Міжнародне співробітництво з питань стандартизації в галузі документації та кодування інформації, уніфікації документів здійснюється національними службами стандартизації в рамках ІСО - Міжнародної організації зі стандартизації. ІСО утворена в 1947 р. Перший стандарт ІСО був опублікований в 1951 р. В даний час в цій організації представлені національні органи з стандартизації 130 держав.

ІСО трактує поняття «стандарт» як технічні умови або інший документ, розрахований на фахівців відповідного профілю, спільно розроблений, погоджений або схвалений усіма зацікавленими сторонами, заснований на сукупності наукових, технологічних і практичних результатів, що сприяє отриманню загальних оптимальних переваг, затверджений компетентними національними, регіональними або міжнародними органами (ІСО 5127-2:1983).

Стандартами ІСО визначені загальні правила підготовки та оформлення документів, у тому числі встановлені:

Формати паперу для документів (ІСО 216:1975);

Інтервали між рядками і крок листи (ІСО 4882:1979);

Формуляр-зразок і конструкційна сітка для створення бланків та форм документів (ІСО 3535:1977);

Основні вимоги до бланків документів (ІСО 8439:1990);

Принципи компонування торгових документів (ІСО 6422:1985).

Відповідно до ІСО 8439:1990 на бланку виділяється область тіста і поля.

Текстова область включає певний простір на бланку для приміщення відомостей, які можуть відтворюватися, зберігатися або передаватися.

Поле бланка являє собою простір між краєм бланка і текстової областю. Згідно з додатком А ІСО 3535:1977 застосовуються такі розміри полів (у мм.);

^ Ліве поле - 20; верхнє поле - 10.

Текстова область для формату А4 становить (у мм): 183х280; для формату А51 - 183х131.

Текстова область включає наступні поля (зони):

Поле відомостей про відправника документа

Поле посилань;

Поле адреси;

Відомості про відправника документа включають його найменування, логотип і при необхідності вказівка ​​на підрозділ або особа, яка має відношення до документа. Додаткові відомості про відправника документа (поштова адреса, телефон, телекс, телеграфна адреса і т.д.), які не можна помістити в даному полі, вказують у нижній частині бланка.

Поле посилань призначене для найменування документа, коду документа, дати та ін

Адреса на бланку розміщується відповідно до ІСО 11180:1993.

Адресне поле на бланку призначене для розміщення одного або двох поштових адрес.
^ Реквізити листа

Міжнародними стандартами визначено загальні правила розробки бланків, розміри текстової області і полів, а також склад і розташування основних реквізитів, що розміщуються у верхній частині бланка (відомостей про відправника документа, посилань, адреси).

На практиці існує багато підходів до розташування реквізитів на бланку листа. Найчастіше вони відрізняються від порядку, встановленого в стандартах. Листи, використовувані в практиці спілкування зарубіжних організацій, можуть включати такі реквізити:

1. Відомості про відправника: найменування організації, поштова та телеграфна адреса, номери телефону, телекса, телефаксу та ін

2. Посилання на індекси відправника / одержувача.

3. Дата;

4. Внутрішній адресу, що включає найменування одержувача листа (особи, організації) та його поштову адресу;

5. Вказівка ​​на конкретну особу, «До відома»;

6. Вступне звернення;

7. Тема;

8. Основний текст листа;

9. Заключна формула ввічливості;

10.Подпісь;

11. Вказівка ​​на додаток;

  1. Вказівка ​​на розсилку копій даного листа.

Найбільше поширення при оформленні листів має «блоковий стиль», який відрізняють такі риси:

Прізвище та адреса особи, якій направляється лист, проставляються у лівому кутку зверху;

Прізвище і посада відправника листа вказуються нижче його підпису;

Дата пишеться справа;

Відсутність пунктуації в адресі, а також після заключної формули ввічливості;

Текст друкується від лівого поля без відступу, частини тексту розділяються збільшеним міжрядковим інтервалом.


1

4

2

5

3

6

7

8

9

10

11

12


Поштова адреса має бути написаний компактно, без проміжків між літерами і без підкреслення елементів слів. Рекомендується писати великими літерами назва місцевості, установи, що здійснює доставку і країну призначення. Рядки адреси повинні бути вирівняні з лівого боку. Відповідно до рекомендацій ВПС кількість рядків в поштовій адресі має бути обмежена шістьма.

Кількість знаків у рядку в поштовій адресі має бути обмежена тридцятьма.

Адреса, що містить більше 30 знаків у рядку, можна написати, використовуючи менший крок листи.

Для написання повної поштової адреси приватних осіб використовуються такі елементи:

  1. найменування адресата (вказівка ​​сімейного стану або титулу особи), наприклад містер, міс, місіс, Його Святість, Його Високоповажність, ЇЇ Величність і т.д.;

  2. імена / ім'я, прізвище, приставка до імені:

  3. імена (прізвисько, особливі імена) у поєднанні з прізвищем для розрізнення осіб в сім'ї, наприклад Джон, Майкл, Дуді, Міллі і т.д.

прізвище сім'ї (слово або група слів), що використовується для позначення сім'ї (слово або група слів), що використовується для позначення сім'ї, наприклад Райдер, Сміт, Чізмен і т.д.;

приставка до імені, наприклад старший, молодший;

  1. заняття, функція, за адресою (через);

певне заняття, наприклад інженер, суддя, нотаріус і т.д.;

за адресою (через). Вказується зв'язок з іншою особою або установою (наприклад, за адресою Ейсі Браун Бовері, за адресою сім'ї Сміт);

  1. пункт доставки: вигляд вулиці (бульвар, авеню, вулиця, дорога, площа і т.д.); назва вулиці (наприклад, Станційна авеню; Станційна вулиця, Станційна площа, станція Вікторія, станція Лайс-стріт);

ідентифікаційний номер на вулиці; № під'їзду або будівлі, поверху і квартири (27/307, під'їзд № 27, 4-й поверх, квартира № 7);

назва додаткового адресного компонента, що відноситься до будівлі, кварталу, вежі, комплексу тощо;

назва села, містечка, села, кварталу, регіону (Тікхілл, Доклендз, Сохо і т.д.);

поштову скриньку і номер (для володарів ящика);

загальна доставка

  1. Поштовий код або номер поштового маршруту, місцевість, найменування установи, що здійснює доставку:

Поштовий код, який зазвичай використовується для підсумкової сортування місцевим або регіональним вузлом доставки. До цих кодів можуть додаватися інші цифри або букви, наприклад 75015; ВН2120;

номер поштового маршруту, код, що включає кілька цифр і / або букв, що вказують маршрут для направлення пошти до місця призначення, наприклад 67 - дорога Беллинзона Аіріпо; до 1а - ВІДПРАВКА НА СОРТУВАЛЬНИЙ ДІЛЯНКА

НАЗВА УСТАНОВИ ДОСТАВКИ, НАЗВА УСТАНОВИ, відповідальність за доставку поштового відправлення адресату У МІСЦЕ ПРИЗНАЧЕННЯ, НАПРИКЛАД БЕРН 31 (ПОШТОВА СКРИНЬКА) тощо;

  1. назва території або провінції і \ або назва країни;

НАЗВА РЕГІОНУ, графств, РАЙОНУ, Кантон і Т.Д., НАПРИКЛАД ТЕХАС, Йоркшир, Уельс і т.д.

Назва країни призначення (Швейцарія, Франція, Великобританія, США і т.д.).

Для написання повної поштової адреси юридичних осіб використовуються такі елементи:

  1. назва організації;

  2. діяльність або вироби (фірма з цивільного будівництва, загальна трастова компанія, продаж насіння і т.п.);

  3. відділ або підрозділ організації: (відділ зовнішньої торгівлі, відділ кольорових металів, загальний відділ тощо);

  4. пункт доставки;

  5. Поштовий код або номер поштового маршруту, місцевість, найменування установи, що здійснює доставку;

  6. назва території або провінції і / або назва країни.

Елементи 4, 5, 6 адреси для юридичної особи зазначаються так само, як при написанні адреси приватних осіб.

Текст більшості листів складається з 3 частин. Після привітання або звернення («Шановний пан ..») слід початок основного тексту, де говориться про причини звернення; в головній частині тексту повідомляється про деталі (подробиці); в завершальній частині робляться висновки, повідомляється про плани на майбутнє і т. д.

У листах іноземних кореспондентів підпис розміщується зазвичай під заключній формулою ввічливості. Прізвище особи, яка підписала документ, зазначається під особистим підписом, а потім вказується посада.

У зарубіжній кореспонденції для оформлення другого і наступних аркушів документа використовується спеціальний папір з надрукованим типографським способом у верхньому лівому куті (1 см від верхнього краю) назвою організації. У правому верхньому куті друкуються слова «Лист для продовження листа № ...», наприклад:

Під назвою фірми-учасника зазначаються організація, якій адресується лист, і дата.

Багато британських фірми користуються додатковими листами без напису справа. У цьому випадку сторінки нумеруються, а справа внизу на всіх сторінках, включаючи першу, але за винятком останньої, пишеться «продовження».

Навчальний матеріал
© uadoc.zavantag.com
При копіюванні вкажіть посилання.
звернутися до адміністрації