Лекції - Діловодство та документообіг

Тема 10.doc (1 стор.)
Тема 8.doc (1 стор.)
Тема 9.doc (1 стор.)
Оригінал


Тема 8. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА

Питання 1. Організаційна структура діловодної служби


Для документаційного забезпечення роботи будь-якої організації, підприємства, фірми в рамках організаційної структури управління передбачається діловодна служба. У нормативних документах службу діловодства в даний час прийнято називати службою (підрозділом) документаційного забезпечення управління (ДОП).

Службу документаційного забезпечення на різних рівнях управління і в залежності від масштабів організації іменують по-різному: для міністерств (відомств) - управлінням справами, для виконавчих органів влади - загальним відділом, для підприємств, організацій, навчальних закладів - канцелярією. На малих підприємствах функції канцелярії покладаються на секретаря, секретаря-референта.

Основою побудови діловодної служби є прийнята в організації форма роботи з документами:

У більшості установ використовують змішану форму.

Найбільш поширеною формою діловодної служби є канцелярія. Робота канцелярії будується так, щоб керівники та спеціалісти організації були в максимальній мірі звільнені від рутинних операцій з документаційного обслуговування.

Питання 2. Завдання і функції служби діловодства

Основні функції і завдання Підрозділ служби діловодства (розглянемо їх на прикладі канцелярії) наведені нижче. Наведемо типове положення про канцелярію, конкретне застосування якого може значною мірою варіюватися в залежності від масштабів і структури організації.

ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ ПРО КАНЦЕЛЯРІЇ



1. Загальні положення:


1.1. Канцелярія здійснює функції роботи з документами в організації і є його самостійним структурним

підрозділом.

1.2. Канцелярію очолює начальник канцелярії, підлеглий безпосередньо керівнику організації.

1.3. Начальник канцелярії призначається і звільняється від займаної посади керівником організації.

1.4. Канцелярія у своїй діяльності керується:

чинним законодавством,

розпорядчими матеріалами державних і вищестоящих організацій,

Положенням про дану організацію,

Інструкцією з документування управлінської діяльності, затвердженої керівництвом організації, Положенням про канцелярію.


2. Основні завдання та функції:

2.1. Основним завданням канцелярії є забезпечення чіткої організації роботи з документами.

2.2. Для здійснення зазначеної задачі на канцелярію покладаються такі функції:

забезпечення своєчасного розгляду вхідної, вихідної і реєстрованої внутрішньої документації;

організація роботи засідань при керівництві підприємства і контроль за виконанням прийнятих ними рішень;

здійснення систематичного контролю за своєчасним

виконанням документів;

оформлення і розсилка розпорядчих документів, контроль за правильним і своєчасним складанням та оформленням документів, формування їх у справи, раціональна організація листування;

здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, доставки по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, а також підготовка справ до здачі на державне зберігання;

організація роботи з прийому керівником відвідувачів з особистих питань.

2.3. Функції між структурними підрозділами канцелярії розподіляються наступним чином:

Секретаріат (включаючи референтів):

розглядає і готує до доповіді керівництву кореспонденцію, що надходить;

готує за вказівкою керівника проекти окремих наказів, листів, довідок та інших документів та погоджує їх зі структурними підрозділами;

здійснює аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів і дає висновки та пропозиції щодо них;

складає проекти планів роботи Ради на основі пропозицій членів Ради та начальників структурних підрозділів та подає їх на розгляд і затвердження Раді організації;

готує матеріали до засідань, а також відповідні пропозиції керівництву установи, що розробляються структурними підрозділами;

забезпечує своєчасну розсилку матеріалів, що підлягають розгляду на засіданнях Ради, і сповіщає про час їх проведення;

проводить оформлення протоколів засідань Ради, розсилку протоколів та виписок з них;

здійснює контроль за виконанням рішень Ради; забезпечує підготовку відповідних матеріалів до нарад, скликає керівництвом установи;

розробляє і впроваджує заходи щодо вдосконалення служби документації в апараті установи;

розробляє інструкцію з документування управлінської діяльності в своїй установі і забезпечує ознайомлення з-ній співробітників апарату установи; розробляє перелік нерегістріруемих документів: складає зведену номенклатуру справ і представляє її керівництву на затвердження.

Підрозділ по контролю виконання: I

здійснює контроль за своєчасним виконанням документів та інформує керівництво установи про хід виконання документів;

здійснює контроль за термінами виконання структурними підрозділами доручень керівництва організації;

аналізує контроль виконання документів і складає відповідні довідки для керівництва.

Підрозділ з обліку та реєстрації кореспонденції:

здійснює облік і реєстрацію документів;

готує для доповіді керівництву надходить на його адресу кореспонденцію;

спостерігає за правильністю складання та оформлення документів, перевіряє якість підготовки документів, що подаються на підпис керівнику організації;

забезпечує методичне керівництво організацією роботи з документами в установі та підвідомчих йому організаціях;

організовує підготовку та підвищення кваліфікації працівників служб документації;

здійснює облік документів «Для службового користування»,

знаходяться в структурних підрозділах установи;

проводить оформлення та розсилку розпорядчих документів з вказівкою начальника канцелярії та його заступників;

складає номенклатуру для канцелярії, формує справи відповідно до номенклатури, готує справи до здачі їх в архів установи:

здійснює прийом та реєстрацію заяв і скарг громадян;

готує на розгляд керівнику організації отриману кореспонденцію з найбільш важливих питань;

направляє кореспонденцію в структурні підрозділи на виконання: здійснює контроль за дотриманням термінів виконання листів, сповіщає про результати їх розгляду заявників та організації, від яких листи надійшли;

організовує прийом відвідувачів.

Підрозділ по прийому і відправці кореспонденції:

здійснює прийом надходить кореспонденції та розподіляє її по структурних підрозділах;

здійснює кількісний облік документів, на основі якого становить за встановленою формою зведення про обсяг документообігу;

виробляє відправку вихідної кореспонденції;

здійснює доставку кореспонденції в структурні підрозділи установи і адресатам міста.

Архів:

проводить прийом, облік, зберігання та використання справ; здійснює контроль за правильністю складання номенклатури справ у структурних підрозділах установи;

надає методичну допомогу в оформленні справ, що підлягають здачі в архів;

здійснює контроль за правильним формуванням, зберіганням та використанням справ у структурних підрозділах;

веде централізований облік справ, що зберігаються в архівах підвідомчих організацій, і надає методичну допомогу підвідомчим архівів.

Машинописне бюро:

здійснює роботу по передруці на ПК службових документів для всіх структурних підрозділів установи з оригіналу;

здійснює считку і правку передрукувати матеріалу;

виробляє стенографування виступів учасників засідань колегії та нарад з наступною розшифровкою тексту на ПК.

3. Права, обов'язки і відповідальність начальника канцелярії:

    1. Начальник канцелярії керує всією діяльністю канцелярії, несе відповідальність за виконання передбачених завдань і функцій відповідно до Положення про канцелярії.

    2. Начальник канцелярії має право:

вимагати від працівників організації довідки та інші матеріали, необхідні керівництву установи, а також інформацію про виконання завдань керівництва установи;

залучати за погодженням з начальниками відповідних структурних підрозділів окремих працівників до підготовки проектів документів для керівництва установи;

вносити керівництву установи пропозиції щодо покращення роботи канцелярії;

затверджувати посадові інструкції працівникам канцелярії.

    1. На начальника канцелярії покладається:

організація роботи з документами;

розгляд усієї кореспонденції, що надходить на адресу керівництва установи:

перевірка якості підготовки та оформлення всіх документів, що подаються на підпис керівнику організації;

організація підготовки матеріалів, що стосуються діяльності установи і підлягають розгляду на засіданнях Ради;

перевірка виконання окремих вказівок керівника працівниками апарату організації;

організація підготовки за вказівкою керівника організації проектів окремих наказів, листів, довідок та інших документів та узгодження їх в структурних підрозділах.

    1. Начальник канцелярії несе відповідальність за здійснення покладених на канцелярію завдань, належну організацію її роботи, правильний підбір і розстановку працівників, за своєчасне і кваліфіковане виконання доручених канцелярії завдань, за порядок і дисципліну в канцелярії.

    2. Начальник канцелярії визначає коло питань, що входять в обов'язки працівників канцелярії, виходячи із завдань і функцій підрозділу.

Робота канцелярії будується так, щоб керівники та спеціалісти організації були в максимальній мірі звільнені від рутинних операцій з документаційного обслуговування.


Питання 3. Інструкція з документування управлінської діяльності

Інструкція з документування управлінської діяльності - нормативний документ конкретної організації, що визначає порядок, правила, способи, форми та процеси роботи з документами. Інструкція є обов'язковою для застосування в повсякденному житті керівним документом для всіх співробітників організації.

Структура Інструкції включає в себе, як правило, наступні розділи:

  1. Загальні положення.

  2. Прийом, реєстрація та розгляд надходить в організацію (що входить) документації.

  3. Контроль за виконанням документів.

  4. Порядок підготовки та оформлення службових документів.

  5. Порядок роботи з вихідними документами.

  6. Реєстрація вихідних документів.

  7. Складання номенклатури справ.

  8. Забезпечення збереження документів.

  9. Експертиза практичної цінності документів.

По суті, в інструкції коротко викладається все те, що повинен знати студент після закінчення вивчення, курсу діловодства. Більш того, пропрацювавши рік на посаді секретаря, студент сам зможе підготувати таку інструкцію для своєї організації.


Питання 4. Табель форм документів, які застосовуються в організації

Табель форм документів - це перелік документів, необхідних для управлінської діяльності конкретної організації, що містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів документування. У табель включаються тільки документи, створення яких необхідно, правомірно і періодично повторюється.

У поточній діяльності організації табель форм документів виконує функцію довідника, що дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів із зазначенням всіх або основних етапів підготовки та оформлення документа.

Застосування табеля дозволяє: виключити можливість невиправданого створення нових форм; встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями; врахувати кількість видів і форм документів.

Поряд з розробкою табеля форм документів організації доцільно розробити Альбом форм документів, що містить форми документів, включені в табель, і що закріплює результати проведеної уніфікації складу і форм документів організації.

Підтримання табеля і альбому форм в робочому стані здійснює діловодна служба. Наведемо приблизну форму табеля (рис. 8.1).

Документи можуть бути систематизовані в табелі по структурним підрозділам організації або за функціями та завданням управління (система управління, керівництво, планування, облік і т. п.).

У графі "Примітка" табеля може поміщатися додаткова інформація про форму документа, наприклад, про порядок підписання, погодження або затвердження документа



Питання 5. Роль секретаря, секретаря - референта в структурі управління підприємств малого та середнього бізнесу

Посада секретаря на рівні керівника підприємства з'явилося в Росії в 1840 р. З самого початку робота секретаря поряд з рутинними обов'язками носила характер особистого помічника перших керівників.

У період адміністративно-господарського управління народним господарством робота секретаря багато в чому стала зводитися до виконання технічних функцій: прийом та реєстрація кореспонденції, відправка виконаної документації, здача в архів документів, контроль виконання вказівок керівника.

У нових соціально-економічних умовах роль секретаря різко зросла, його функції кардинально змінилися.

Крім традиційного знання діловодства та загальної грамотності, знадобилися знання іноземної мови (бажано двох), вміння працювати на комп'ютері, добре орієнтуватися в основах законодавства про організацію діловодства, трудового законодавства, управління бізнесом. До складу функцій секретаря увійшли не тільки обов'язки по якісному документному обслуговуванню керівника, але і надання йому допомоги у виконанні адміністративних завдань при проведенні таких заходів, як переговори, наради, підготовка тексту доповідей, презентації, прийом відвідувачів і т.п. Враховуючи новий статус, посаду секретаря отримала назву - секретар-референт.

Особливим попитом на ринку праці професія секретаря-референта стала користуватися в умовах становлення різноманітних форм малого і середнього бізнесу. Серцевиною управління малим підприємством, як відомо, є не жорстка регламентація обов'язків співробітників, а робота на взаємній довірі, ініціативі, взаємодопомоги і взаємозамінності. Завдяки відсутності формальних структур в умовах малого бізнесу гранично спрощується система прийняття управлінських рішень, зростає ступінь особистої участі кожного працівника в діяльності фірми. Глава невеликої організації нерідко сам займається бухгалтерським обліком, аналізом комерційної діяльності, фінансами, кадрами і т. д. Саме в такій ситуації секретар-референт став незамінним помічником свого керівника.

Посадові обов'язки секретаря-референта конкретизовані в посадовій інструкції.

Питання 6. Реєстрація документів


Реєстрація документа згідно ГОСТ Р-51141-98 визначається як «запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання». Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документів, надання їм юридичної сили. Реєстрації підлягає не вся документація, яка надходить в організацію. Реєструють документи, що надходять з вищестоящих федеральних і місцевих державних органів і направляються їм в їх адресу. Реєструють так само й листи депутатів Державної Думи, найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки і доповіді, що характеризують окремі сторони діяльності організації, пропозиції, заяви і скарги громадян, договори, кореспонденцію від інших організацій , що вимагає рішення або відповіді, матеріали постійного терміну зберігання. Реєструється цінна і замовлена ​​кореспонденція.

На документи, що не підлягають реєстрації, складається спеціальний перелік. Не підлягають реєстрації первинні документи бухгалтерського, матеріального і статистичного обліку та звітності, вітальні листи та телеграми, проспекти, запрошення, прейскуранти, норми витрати матеріалів, малозначна листування з адміністративно-господарських, кадрових та інших питань, програми, порядку денного, сповіщення, наряди, заявки, заяви про прийом на роботу, звільнення, надання відпустки, а також документи, що надходять у копіях для зведення, і деякі інші.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації, складає секретар-референт або начальник канцелярії. На практиці в даний час знаходять застосування три системи реєстрації документів:

Практика показує, що найбільш ефективною серед названих систем є змішана система.

Найважливішим принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ повинен реєструватися в організації тільки один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, вихідні та внутрішні документи - в день підписання.

Реєстрацією документів повинен займатися досвідчений співробітник канцелярії або секретар-референт. Для цього треба знати діловодний процес, функції структурних підрозділів, склад документації, що циркулює в установі, вміти виділити і чітко викласти основну думку реєстрованого документа в разі, якщо відсутня його заголовок, володіти комп'ютером і т. д.

У практичній діяльності діловодних служб найбільшого поширення набули дві форми реєстрації документів - журнальна та карткова. В даний час починає впроваджуватися автоматизована форма реєстрації.

Журнальна форма може бути використана ефективно в організаціях з невеликим обсягом документообігу - до 1000 документів на рік, а також для обліку спеціальних видів документації, яка вимагає особливої ​​уваги до їх схоронності (наприклад, конфіденційних документів).

При всій простоті журнальної форми, пошук інформації при цьому ускладнений, оскільки, наприклад, ініціативний документ зареєстрований в одному журналі, а відповідь на нього - в іншому. Журнальна форма негнучкість для довідкової роботи.

При кількості облікових одиниць документів понад тисячу доцільно використовувати карткову форму реєстрації. Бланки карток виготовляють на щільному папері формату А5. Картки містять великий обсяг інформації про документ, виготовляються в 2-3-х примірниках. Одні екземпляри складають інформаційно-довідкову картотеку, треті передаються виконавцям разом з документом. Застосування картки помітно підвищило оперативність роботи з документами.

Сучасна комп'ютерна реєстрація документів.

Питання 7. Індексація документів


Під індексацією документів у діловодстві розуміється проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів і певних умовних позначень, вказуючих місце їх складання, виконання та зберігання. Індекси використовують при пошуку, обліку і систематизації документів. Індекси проставляють на документах; (місце простановки визначає ГОСТ Р 6.30-2003, реквізит (12)) і реєстраційних картках.

Основу індексації документів складають умовні позначення структурних підрозділів, номери справ за номенклатурою, порядкові вхідні чи вихідні номери документів. Так, індекс 61/05/89 вхідного документа включає:

01 - індекс структурного підрозділу;

05 - номер справи за номенклатурою;

89 - індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний при реєстрації.

В організаціях з великою кількістю кореспондентів додатково можна використовувати їх кодові позначення.

Ініціативні та відповідні документи мають один індекс, який присвоюється ініціативному документу а потім переноситься на відповідний документ.

Виняток становлять індекси розпорядчих документів (постанов, розпоряджень, наказів по основній діяльності, по особовому складу), протоколів, а в окремих випадках - пропозицій, заяв і скарг громадян. Їх індексами є реєстраційні номери, які присвоюються особливо в межах кожного виду документів.

Порядковий реєстраційний номер присвоюється починаючи з номера 01, з 1 січня до 31 грудня кожного року включно.


Питання 8. Організація довідково-інформаційної роботи

Умовою успішної діяльності служби ДОП в області інформаційно-довідкової роботи є створення довідкової картотеки (довідкового апарату), в якій реєстраційні картки розташовані за певною системою (див. відповідь на запитання 54, с. 159).

Завдання довідкового апарату в діловодстві полягає у відповіді в будь-який момент на два питання: перше - в якому підрозділі, у кого з виконавців і в якій стадії виконання знаходиться шуканий документ, другий - в якому документі (в яких документах) знаходиться конкретна інформація по потрібному питанню .

Інформаційно-довідкова робота може бути побудована як традиційно з використанням довідкових карток, так і в автоматизованому режимі. Розглянемо коротко обидва підходи.

Довідкові картотеки при централізації реєстраційно-довідкових операцій розташовуються в канцелярії і контрольній групі. При децентралізованому здійсненні операцій картотеки знаходяться в структурних підрозділах організації.

Картки групують в картотеці за ознаками, які повністю залежать від змісту, запитів, які мають задовольнятися з її допомогою.

Довідкова картотека ділиться на дві частини: в першу входять картки на невиконані документи, в другу - на виконані.

По мірі виконання картки з розділів першої частини картотеки переміщаються в відповідну рубрику <другій частині. На реєстраційній картці, що поміщається в другій розділ картотеки, повинні бути заповнені всі графи, що містять відомості про документ.

Довідкові картки передають в архів разом із закінченими діловодством справами і документами.

Можливості інформаційно-довідкового обслуговування з впровадженням автоматизованої системи реєстрації документів значно розширилися. Автоматизована система дозволяє знаходити довідки по будь-якій комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа.

Пошук відомостей по конкретному документу може виконуватись по невиконаним виконаним документам, по всій оперативній базі даних поточного року, а при необхідності за документами попередніх років (архівна база даних).

При необхідності отримання інформації по конкретному документу на екран виводиться, а потім роздруковується відповідна реєстраційна форма. Результати пошуку інформації по групі документів виводяться на екран у формі таблиці, а також при необхідності можуть бути роздруковані.

Відомості по невиконані документи або по виконаному відповідно показують, у якого виконавця знаходиться документ або в яке діло даний документ підшитий.

В даний час набувають все більшого поширення повнотекстові системи пошуку необхідної інформації. У цих цілях до реєстраційної картки на документ прикріплюється файл з текстом самого документа. Такі системи дозволяють здійснити пошук не лише за реквізитами реєстраційної картки, а й за змістом самого документу-шукати даний документ за ключовими словами або словосполученнями.

Використання комп'ютерних технологій прискорює документообіг, підвищує виконавчу дисципліну співробітників, удосконалює управління організації в цілому.

Питання 9. Контроль виконання документів


Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень - важлива функція управління організацією. Розрізняють три сторони контрольної діяльності:

Першу сторону контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - секретар-референт, третю - діловодна служба організації з вхідною в її склад службою контролю виконання. У невеликих організаціях контроль за дотриманням форми і термінів виконання здійснює секретар-референт.

Робота по контролю за виконанням документів включає в себе перевірку термінів виконання, регулювання, ходу і аналіз результатів виконання документів. Терміни виконання можуть бути типовими і індивідуальними. Типові терміни встановлені законодавчо в указах президента, урядових нормативних актах і, звичайно, у федеральних законах Російської Федерації. Значна кількість типових строків встановлено у відомчих підзаконних актах, наприклад, про надання статистичної та фінансової звітності. Більшість документів, строк виконання яких не встановлений нормативними актами, повинні виконуватися протягом 10 днів.

Керівник вказує в резолюції термін виконання документа тільки в тих випадках, коли цей термін відрізняється від встановленого переліком, або конкретно зазначеного терміну вищестоящою організацією.

Розрізняють за строками виконання наступні види контролю:

Термін виконання документа може продовжити тільки особа або організація, його встановили. Це може бути зроблено в усній або письмовій формі не менш ніж за 3 дні до закінчення терміну.

Документ вважається виконаним, якщо вирішені поставлені в ньому питання, виконані доручення, кореспонденту дано відповідь по суті справи в картці і на документі-запиті зроблена відмітка про виконання.

В даний час у багатьох організаціях впроваджується або вже діє автоматизований контроль за виконанням документів.

Питання 10. Формування і оперативне зберігання справ


ГОСТ Р 51141-98 визначає поняття формування справ як групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ і систематизацію документів усередині справи.

Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативності пошуку документів; надійності документаційного обслуговування управління; схоронності документів.

Єдині вимоги до формування й оформлення справ викладені в ГСДОУ. Згідно ГСДОУ, формування справ повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. У невеликих організаціях формування справ покладається на секретаря-референта. У великих організаціях цю функцію здійснює канцелярія.

Робота по формуванню справ складається з наступних операцій:

У справу поміщають тільки виконані документи (оригінали або завірені копії) в одному примірнику, оформлені відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-2003. У справу не поміщають документи, не відповідні заголовку справи, неправильно оформлені, що підлягають поверненню, незавірені копії. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю для доопрацювання.

У справу повинні бути підшиті документи з одного питання, що мають один термін зберігання. Документи постійного і тимчасового терміну зберігання слід групувати в окремі справи.

У справи групуються документи одного календарного року. Виняток становлять перехідні справи, в які групують документи за кілька років (наприклад, особисті справи).

Кожна справа повинна містити не більше 250 аркушів (30-40 мм товщини). Додатки приєднуються до тих документів, до яких вони відносяться.

Документи всередині справи слід розташовувати в хронологічній і логічній послідовності. Така систематизація, як правило, в основі своїй збігається з розташуванням документів по їх датам (підписання, надходження або виконання). Листування, наприклад, систематизується в такій послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Розпорядчі документа організації групуються у справи за видами, а всередині виду - в хронологічному порядку, і т. д.

Зберігання виконаних документів поточного року здійснюється у спеціальних папках-реєстраторах. Папки типу «швидкозшивач» тут непридатні, оскільки в них документи розташовуються у зворотній хронологічній послідовності. Придатні для тривалого зберігання папки з м'якою (шнурками) системою кріплення документів. Це дозволяє групувати документи в прямій хронологічній послідовності.

Для зручності пошуку необхідного справи і відповідного документа рекомендується робочий примірник номенклатури справ прикріпити до стелажу, до дверцят шафи і т. д.

Документи, закінчені діловодством, в кінці року здаються в архів організації.
Навчальний матеріал
© uadoc.zavantag.com
При копіюванні вкажіть посилання.
звернутися до адміністрації